Alur Sertifikasi

PERYARATAN SERTIFIKASI SISTEM MANAJEMEN MUTU

1. Form Surat Permohonan Sertifikasi Sistem Manajamen Mutu, Application form for Quality System Management Certification
2. Daftar Isian Permohonan Sertifikasi Sistem Manajamen Mutu yang dilampiri  dengan, List of Application for Quality System Management Certification, enclosed with :

• Akte Perusahaan, Company establishment
• NIB RBA
• Surat Izin Usaha Perusahaan, Company Business License
• NPWP, tax ID number
• Bagan Organisasi Perusahaan, Company Organization Chart
• Biodata Direktur / Wakil Manajemen Mutu;Biodata of Director / Representative of Quality Management;
• Bagan/Peta Proses Produksi, Flowchart Proces Production
• Pedoman Mutu;Quality Manual
• Daftar Induk Dokumentasi Sistem Manajemen Mutu;Master List of Quality Management System Documentation

ASESMEN EVALUASI DAN SURVEILEN

Prosedur

• Persiapan asesmen/audit dan evaluasi
  • Sebelum melakukan kegiatan evaluasi LSSMM ICP Elaborasi Surabaya melakukan peninjauan permohonan sertifikasi antara lain dengan syarat permohonan sertifikasi LSSMM-ICP-F-PR7-2. Apabila diperlukan dilakukan identifikasi awal ke lapangan untuk menentukan kesesuaian dengan permohonan pemohon;
  • LSSMM ICP Elaborasi Surabaya menunjuk secara resmi tim asesemen/evaluasi/audit untuk melaksanakan audit kecukupan atau audit tahap pertama atas nama lembaga berdasarkan standar yang akan disertifikasi dan pedoman terkait lainnya. Jika diperlukan tenaga ahli akan diikutkan dalam tim sebagai penasehat, hasil audit kecukupan tersebut dilaporkan ke Manajer Teknis SMM untuk ditindaklanjuti (LSSMM-ICP-F-PR7-9);
  • Bila belum memenuhi audit tahap pertama kecukupan dan kesesuaian dokumen, pelanggan atau klien akan diinformasikan untuk segera melengkapi persyaratan yang dimaksud;
  • LSSMM ICP Elaborasi Surabaya membuat rencana kegiatan asesmen/evaluasi tahap kedua terhadap pemohon;
  • LSSMM menetapkan tanggal asesmen tahap kedua dan memberitahukan kepada pelanggan atau klien susunan tim serta jadwal audit;
  • Pelanggan atau klien diberi kesempatan melakukan keberatan apabila tidak menyetujui jadwal serta susunan tim yang ditugaskan dengan alasan yang jelas;
  • Setiap asesor/auditor/evaluator dibekali dengan dokumen kerja yang tepat untuk menjamin asesmen dilaksanakan dengan benar dan menyeluruh;
  • LSSMM ICP Elaborasi Surabaya memberitahu secara resmi kepada pemohon yang mengajukan permohonan mengenai rencana dan tanggal pelaksanaan asesmen serta nama anggota tim asesmen yang ditunjuk. Pemohon diberi kesempatan menyatakan keberatan atas isi pemberitahuan tersebut;
  • Pelanggan atau klien harus mengkaji jadwal asesmen tersebut dan mengkonfirmasikan kepada LSSMM  setiap perubahan yang diperlukan sehingga jadwal asesmen akan dirubah bila memang sesuai;
  • Pelanggan atau klien berkewajiban untuk memfasilitasi yang diperlukan untuk pelaksanaan asesmen termasuk ketentuan untuk mengijinkan tim asesmen memeriksa dokumentasi, rekaman dan wawancara dengan personel terkait;
  • Pelanggan atau klien berkewajiban untuk membuat semua pengaturan yang diperlukan untuk pelaksanaan asesmen kesesuaian termasuk ketentuan untuk mengijinkan tim asesmen memeriksa dokumentasi, rekaman, dan wawancara dengan personel terkait.

• Pelaksanaan asesmen/audit/evaluasi
  • Tim asesmen mengases seluruh informasi yang terkait  dengan  persyaratan sertifikasi Sistem Manajemen Mutu. Pelanggan atau klien menjamin bahwa informasi tersebut tersedia dan mudah ditelusuri baik dalam bentuk hard copy dan atau soft copy;
  • Personel yang ditunjuk tidak boleh ditugaskan jika mereka terlibat dengan, atau dipekerjakan oleh lembaga yang terlibat dalam desain, pelanggan atau klien, instalasi atau perawatan Sistem Manajemen Mutu selama jangka waktu 2 (dua) tahun, sehingga tidak mempengaruhi kenetralannya;
  • Pelaksanaan asesmen lapangan akan dilaksanakan sesuai dengan pedoman yang ada dalam SNI 19011:2018 dan prosedur yang sesuai;
  • Personel yang ditugaskan mengaudit tidak dilibatkan dalam evaluasi dan pengambilan keputusan dalam Rapat Tim Resensi terhadap perusahaan yang diaudit.

• Laporan evaluasi
  • Setelah pelaksanaan asesmen kesesuaian, tim asesmen akan melakukan pertemuan tim untuk mengkonsolidasikan hasil asesmen yang dipresentasikan pada rapat penutupan dalam bentuk konsep laporan asesmen;
  • Pertemuan antara tim asesmen  dengan pelanggan atau klien dilaksanakan sebelum meninggalkan lokasi. Pada saat tim asesmen memberikan laporan tertulis atau lisan pada pelanggan atau klien tentang kesesuaian atau ketidaksesuaiannya terhadap persyaratan sertifikasi Sistem Manajemen Mutu, harus memberikan kesempatan kepada pelanggan atau klien untuk bertanya terkait penjelasan hasil asesmen;
  • Kategori ketidaksesuaian dari laporan hasil asesmen adalah sebagai berikut:
    • Mayor apabila berhubungan langsung dengan mutu dan mengakibatkan ketidakpuasan pelanggan atau sistem manajemen mutu tidak berjalan, maka tindakan koreksi diberi waktu maksimal 1 (satu) bulan untuk melakukan tindakan perbaikan; atau
    • Minor apabila terdapat inkonsistensi dalam menerapkan sistem manajemen mutu maka diberi waktu 2 (dua) bulan untuk melakukan perbaikan.
  • Tim asesmen memberikan laporan hasil asesmen kepada LSSMM ICP Elaborasi Surabaya mengenai kesesuaian dan ketidaksesuaian pelanggan atau klien terhadap persyaratan sertifikasi sistem manajemen mutu;
  • Pelanggan atau klien harus menyampaikan tanggapan dan atau tindakan perbaikan terhadap ketidaksesuaian yang disebutkan pada laporan hasil asesmen sesuai dengan kategori ketidaksesuaian;
  • Tindakan perbaikan dari pelanggan yang telah disampaikan kepada LSSMM ICP Elaborasi Surabaya, diverifikasi Tim Asesmen yang ditugaskan sebelumnya;
  • Laporan Asesmen dan Hasil Verifikasi Tindakan Perbaikan disampaikan kepada Tim Resensi untuk dievaluasi dan ditinjau lebih lanjut;
  • Semua laporan terdokumentasi.

• Persiapan Surveilen
  • Manajer Teknis SMM menyusun program surveilen terhadap pelanggan atau klien sertifikasi LSSMM ICP Elaborasi Surabaya;
  • Program  surveilen LSSMM ICP Elaborasi Surabaya akan  disusun  dan disampaikan kepada  pelanggan atau klien untuk dimintakan konfirmasi. Setelah ada kepastian tanggal, pelaksanaan  surveilen akan dimintakan persetujuan Direktur;
  • Surveilen dilakukan sedikitnya sekali dalam satu tahun kalender, kecuali untuk tahun resertifikasi. Tanggal surveilen pertama sesudah sertifikasi awal tidak melampaui 12 bulan sejak tanggal penetapan sertifikasi.
  • Surveilen sewaktu-waktu dilakukan bila:
• Keluhan atau aduan dari pihak terkait terhadap kinerja perusahaan;
• Adanya perubahan perusahaan yang siginifikan;
• Rekomendasi dari asesmen sebelumnya.
  • LSSMM ICP Elaborasi Surabaya menerbitkan surat pemberitahuan surveilen kepada pelanggan atau klien yang telah memperoleh sertifikat;
  • Jika surat pemberitahuan surveilen tidak mendapat tanggapan dari perusahaan maka akan diterbitkan Surat Peringatan maksimal sebanyak 2 kali sebelum diambil keputusan untuk membekukan status sertifikasi;
  • LSSMM ICP Elaborasi Surabaya menjadwalkan pelaksanaan surveilen tersebut dan memberitahu perusahaan yang bersangkutan tentang waktu dan petugas pelaksana;
  • LSSMM ICP Elaborasi Surabaya mensyaratkan pelanggan atau klien yang telah disertifikasi untuk segera memberitahukan perubahan setiap aspek mengenai status atau operasional yang dapat mempengaruhi :
  • Status hukum;
  • Organisasi dan manajemen;
  • Kebijakan dan prosedur, jika sesuai;
  • Lokasi;
  • Personel, peralatan, fasilitas, lingkungan kerja, atau sumber daya lainnya jika mempengaruhi.

• Pelaksanaan Surveilen
  • Pemeriksaan sistem mutu
    • LSSMM ICP Elaborasi Surabaya menginformasikan kepada pelanggan atau klien yang bersangkutan tentang waktu dan petugas pelaksanaan surveilen;
    • Berdasarkan surat pemberitahuan tersebut petugas LSSMM melakukan surveilen terhadap sistem mutu;
    • Petugas pelaksana surveilen membuat laporannya dan memverifikasi serta menyampaikannya kepada Direktur melalui Manajer Teknis SMM.
  • Apabila hasil penilaian memenuhi persyaratan, sertifikasi Sistem Manajemen Mutu dapat dilanjutkan dan bila tidak memenuhi persyaratan, ditangguhkan/ ditunda sesuai dengan ketentuan yang telah ditetapkan (LSSMM-ICP-PR-8);
  • Tata alur prosedur surveilen sesuai dengan LSSMM-ICP-F-PR7-10.

• Laporan Surveilen
  • Bila kegiatan surveilen telah selesai, tim asesmen akan melakukan pertemuan tim untuk mengkonsolidasikan seluruh temuan yang akan dipresentasikan pada saat rapat penutupan dalam bentuk konsep laporan asesmen.
  • Pertemuan antara tim asesmen  dengan pelanggan atau klien dilaksanakan sebelum meninggalkan lokasi. Pada saat tim asesmen memberikan laporan tertulis atau lisan pada pelanggan atau klien tentang kesesuaian atau ketidaksesuaiannya terhadap persyaratan sertifikasi Sistem Manajemen Mutu, harus memberikan kesempatan kepada pelanggan atau klien untuk bertanya terkait penjelasan hasil asesmen;
  • Pelanggan atau klien harus menyampaikan tanggapan dan atau tindakan perbaikan terhadap ketidaksesuaian yang disebutkan pada laporan hasil asesmen sesuai dengan kategori ketidaksesuaian.
  • Kategori ketidaksesuaian dari laporan hasil asesmen adalah sebagai berikut:
    • Mayor apabila berhubungan langsung dengan mutu sistem manajemen mutu dan mengakibatkan ketidakpuasan pelanggan atau sistem manajemen mutu tidak berjalan, maka tindakan koreksi diberi waktu maksimal 1 (satu) bulan untuk melakukan tindakan perbaikan; atau
    • Minor apabila terdapat inkonsistensi dalam menerapkan sistem manajemen mutu maka diberi waktu 2 (dua) bulan untuk melakukan perbaikan.
  • Tim asesmen memberikan laporan hasil asesmen kepada LSSMM ICP Elaborasi Surabaya mengenai kesesuaian dan ketidaksesuaian pelanggan atau klien untuk semua persyaratan sertifikasi sistem manajemen mutu.
  • Pelanggan atau klien harus menyampaikan tanggapan dan atau tindakan perbaikan terhadap ketidaksesuaian yang disebutkan pada laporan hasil surveilen sesuai dengan kategori ketidaksesuaian;
  • Tindakan perbaikan dari pelanggan yang telah disampaikan kepada LSSMM ICP Elaborasi Surabaya, diverifikasi Tim Asesmen yang ditugaskan sebelumnya;
  • Laporan Asesmen dan Hasil Verifikasi Tindakan Perbaikan disampaikan kepada Tim Resensi untuk dievaluasi dan ditinjau lebih lanjut;
  • Semua laporan terdokumentasi.

PEMBERIAN PEMELIHARAAN PERLUASAN PENUNDAAN DAN PENCABUTAN SERTIFIKASI

Prosedur

• Peninjauan Laporan Asesmen

Dalam Proses penerbitan sertifikat dilakukan rapat teknis oleh tim resensi yang membahas/ mengevaluasi hal-hal sebagai berikut:

• Hasil Audit Kecukupan Sistem Manajemen Mutu;
  • Hasil Audit Kesesuaian Sistem Manajemen Mutu;
  • Tindakan Perbaikan yang telah divirifikasi asesor;
  • Bila hasil evaluasi rapat teknis tim resensi dinyatakan memuaskan, serta rekomendasi yang dikeluarkannya menyatakan tidak bermasalah, maka sertifikasi Sistem Manajemen Mutu direkomendasikan untuk diterbitkan.

• Pemberian Sertifikat
  • Hasil rekomendasi dari rapat Tim Resensi dipergunakan sebagai dasar sertifikasi Sistem Manajemen Mutu.
  • Bila direkomendasikan sertifikasi Sistem Manajemen Mutu, maka Manajer Teknis SMM akan mengajukan draft Sertifikat untuk ditandatangani Direktur
  • Jika Direktur mengalami suatu halangan tetap, penandatanganan Sertifikat maka Sertifikat Sistem Manajemen Mutu dapat ditandantangani oleh Pimpinan Pengganti sementara yang ditunjuk, setelah dilakukan penetapan oleh Direktur.
  • Bila rekomendasi menyatakan belum layak/ tidak direkomendasikan maka, Manajer Teknis SMM mengajukan surat pemberitahuan pada pelanggan atau klien.
  • Sertifikat Sistem Manajemen Mutu akan diberikan apabila pelanggan atau klien telah memenuhi persyaratan sertifikasi berdasarkan evaluasi terhadap kecukupan sistem mutu dan/ atau standar  yang diacu.
  • Penggunaan Simbol Akreditasi Komite Akreditasi Nasional yang diterbitkan LSSMM ICP Elaborasi Surabaya mengacu kepada persyaratan KAN U-03 rev.2.

• Pemeliharaan Sertifikasi (surveilen dan asesmen ulang)
  • Untuk menjamin bahwa pelanggan atau klien yang telah disertifikasi selalu memenuhi persyaratan, maka secara berkala dan sewaktu-waktu jika diperlukan LSSMM ICP Elaborasi Surabaya akan melakukan surveilen dan asesmen ulang. Surveilen berkala terhadap pelanggan atau klien yang telah disertifikasi dilakukan berdasarkan skema yang telah ditetapkan LSSMM ICP Elaborasi Surabaya. Asesmen ulang dilakukan bila terjadi perubahan penting pada pelanggan atau klien.
  • LSSMM ICP Elaborasi Surabaya mempersyaratkan pelanggan atau klien yang telah disertifikasi untuk segera memberitahu perubahan setiap aspek mengenai status atau operasi yang dapat mempengaruhi:
• Status hukum, komersial atau organisasi;
• Organisasi dan manajemen;
• Kebijakan atau prosedur jika sesuai;
• Lokasi;
• Personel, peralatan,fasilitas, lingkungan kerja atau sumber daya  lainnya, jika mempengaruhi.
  • Sertifikasi Sistem Manajemen Mutu berlaku selama 3 (tahun) tahun. Untuk memastikan bahwa pelanggan atau klien masih memenuhi persyaratan, LSSMM ICP Elaborasi Surabaya akan melakukan penjadwalan surveilen secara berkala minimal 2 (dua) kali selama periode sertifikasi dan kegiatan resertifikasi minimal 6 (enam) bulan sebelum masa sertifikasi berakhir. Dan jika diperlukan dapat melaksanakan kunjungan surveilen tidak terjadwal.
  • Kunjungan surveilen dilaksanakan dengan melakukan asesmen lapangan yang difokuskan pada konsitensi penerapan Sistem Manajemen Mutu.
  • Keputusan pemeliharaan status sertifikasi ditetapkan oleh Direktur setelah mempertimbangkan hasil evaluasi teknis.

• Perluasan Sertifkat
  • Pelanggan atau klien dapat mengajukan permohonan perluasan ruang lingkup atau pengurangan ruang lingkup selama masa periode sertifikasi.
  • Prosedur perluasan ruang lingkup dapat dilakukan bersamaan dengan surveilen atau asesmen secara khusus.
  • Keputusan perluasan dan/atau pengurangan ruang lingkup sama dengan proses sertifikasi awal.
  • Perluasan sertifikat dilakukan terhadap pelanggan atau klien dengan mengajukan permohonan perluasan ruang lingkup, setelah memenuhi persyaratan seperti tercantum dalam Prosedur Permohonan Sertifikasi Pelanggan atau klien.

• Penundaan/pembekuan Sertifkat

LSSMM ICP Elaborasi Surabaya dapat membekukan sebagian atau seluruh ruang lingkup sertifikasi apabila:

• Pelanggan atau klien gagal melakukan tindakan perbaikan terhadap temuan ketidaksesuaian pada kunjungan asesmen, surveilen, reasesmen untuk rentang waktu yang telah ditetapkan;
• Pelanggan atau klien gagal tidak melaksanakan kewajiban surveilen berkala sesuai jadwal yang ditetapkan;
• Informasi atau komplain konsumen yang membuktikan bahwa pemegang sertifikat tidak dapat memenuhi persyaratan Sistem Manajemen Mutu;
• Pemegang sertifikat menyalahgunakan logo LSSMM ICP Elaborasi Surabaya;
• Kesimpulan tim asesmen menyatakan bahwa sejumlah ketidaksesuaian mengakibatkan penerapan sistem manajemen tidak efektif;
• Atas permintaan pemegang sertifikat Sistem Manajemen Mutu;
• Penundaan sertifikasi sebelum pencabutan selama periode pembekuan, pelanggan atau klien tidak boleh membuat pernyataan yang menyesatkan terhadap status sertifikat sejak pemberitahuan pembekuan;
• Pembekuan sertifikasi dilakukan apabila LSSMM telah menerbitkan surat peringatan hingga 2 (dua) kali dalam kurun waktu 2 (dua) bulan dan klien belum dapat melaksanakan perbaikan yang dipersyaratkan LSSMM sesuai waktu yang telah ditetapkan.
• Manajer Teknis mengkomunikasikan kepada klien terkait proses pembekuan sertifikat dan memberikan informasi terkait tindakan-tindakan yang diperlukan untuk mengakhiri pembekuan dan mengembalikan sertifikasi sesuai dengan persyaratan dalam skema sertifikasi.

• Pencabutan Sertifkat

LSSMM ICP Elaborasi Surabaya dapat mencabut Sertifikat Sistem Manajemen Mutu apabila:

1. Keinginan pelanggan atau klien dibuat secara tertulis dan alasan – alasannya;
2. Pelanggaran terhadap standar yang dilakukan kegagalan memenuhi ketetapan/prosedur sertifikasi;
3. Tidak memenuhi persyaratan sertifikasi baru karena adanya revisi standar;
4. Pelanggan atau klien mengalami kebangkrutan;
5. Melakukan pelanggaran/penyalahgunaan sertifikat / logo:
6. Menggunakan tanda sertifikasi diluar ketentuan yang telah ditetapkan;
7. Menggunakan tanda sertifikasi diluar ruang lingkup sertifikat/ Penggunaan tanda sertifikasi secara tidak sah.
8. Penyalahgunaan tanda sertifikasi yang diterbitkan, pelanggaran ketentuan perjanjian, pengendalian mutu yang kurang memadai, kesalahan penilaian kesesuaian yang dilakukan oleh LSSMM;
9. Tidak melanjutkan sertifikasinya;
10. Pencabutan sertifikat dilakukan jika klien belum dapat melaksanakan perbaikan yang dipersyaratkan oleh LSSMM setelah diterbitkan surat pembekuan sertifikat dalam kurun waktu maksimal 2 (dua) Bulan.
11. Manajer Teknis melakukan komunikasi kepada klien terkait proses pencabutan sertifikat;
12. Pencabutan Sertifikat Sistem Manajemen Mutu dilakukan oleh LSSMM ICP Elaborasi Surabaya atas persetujuan Direktur.

• Pemberlakuan sanksi

Sanksi yang diberlakukan LSSMM ICP Elaborasi Surabaya diterapkan sebagai berikut:

1. Pemegang sertifkat yang melakukan pelanggaran terhadap syarat dan aturan LSSMM ICP Elaborasi Surabaya akan diberi sanksi  sesuai dengan peraturan hukum yang berlaku dan LSSMM akan mencabut Sertifikat Sistem Manajemen Mutu yang telah diberikan.
2. LSSMM ICP Elaborasi Surabaya menginformasikan kepada KAN dan Instansi Teknis terkait perihal pembekuan/ pencabutan serta sebab dan keadaan yang menjadi dasar pembekuan/ pencabutan tersebut.
3. Apabila dilakukan pembekuan / pencabutan sertifikasi akan diinformasikan di dalam media LSSMM Elaborasi Surabaya yang dapat diakses oleh publik.

• Penggunaan logo sertifikasi oleh organisasi klien

• Logo sertifikasi LSSMM ICP Elaborasi Surabaya harus direproduksi secara keseluruhan dan tidak boleh diubah dengan cara apapun.
  • LSSMM ICP Elaborasi Surabaya memverifikasi kepatuhannya.
  • Logo sertifikasi hanya boleh digunakan oleh klien LSSMM ICP Elaborasi Surabaya dalam keperluan perkantoran, promosi, pemasaran, ataupun publikasi yang terkait dengan klaim bahwa mereka telah disertifikasi oleh lembaga sertifikasi ICP Elaborasi Surabaya.
  • Logo sertifikasi LSSMM ICP Elaborasi Surabaya dapat digunakan pada kop surat, kartu nama, dan dokumen system manajemen, publikasi di media massa.
  • Sertifikat dan logo sertifikasi LSSMM ICP Elaborasi Surabaya tidak dapat digunakan untuk produk atau pembungkus produk, dan sertifikat uji.
  • Jika ingin menempatkan informasi sertifikasi LSSMM ICP Elaborasi Surabaya pada produk bahwa Perusahaan pelanggan sudah memperolah sertifikat ISO, organisasi dapat menggunakan tulisan bahwa organisasi telah memperoleh sertifikat ISO, misal “ISO 9001 Certified Company by LSSMM ICP Elaborasi Surabaya”.

• LSSMM ICP Elaborasi Surabaya mensyaratkan kepada pelanggan yang tercantum dalam perjanjian penggunaan sertifikat dan logo sertifikasi LSSMM ICP Elaborasi untuk :
• Memenuhi persyaratan LSSMM ICP Elaborasi Surabaya pada saat membuat acuan status sertifikasinya dalam media komunikasi;
• Tidak membuat atau mengijinkan pernyataan yang menyesatkan berkaitan dengan sertifikasinya dan kerancuan dalam penggunaan tanda atau teks yang menyertainya;
• Tidak menggunakan/ mengijinkan penggunaan dokumen sertifikasi atau bagian darinya dengan cara yang menyesatkan;
• Pada saat penangguhan/ pembekuan atau pencabutan sertifikasi, maka segala atribut periklanan yang berhubungan dengan sertifikasi tidak boleh digunakan;
• Segala atribut periklanan akan dirubah jika terjadi pengurangan ruang lingkup sertifikasi;
• Tidak mengijinkan pemakaian acuan sertifikasi sistem manajemen untuk keperluan promosi sedemikian rupa sehingga mengesankan bahwa lembaga sertifikasi mensertifikasi produknya (termasuk pelayanan/jasa) atau proses dari produk tersebut;
• Klien tidak boleh menggunakan tanda gabungan simbol akreditasi – IAF MLA;
• Promosi mengenai sertifikasi tidak boleh digunakan dalam segala kegiatan di luar ruang lingkup sertifikasi;
• Tidak menggunakan sertifikat untuk hal yang tidak bertanggung jawab, sehingga memberikan kerancuan yang akhirnya menyebabkan publik tidak percaya;
• Pernyataan pada kemasan produk atau informasi bahwa pelanggan bersertifikat sistem manajemen harus mencakup :
  • Identifikasi (misalnya merk atau nama) dari klien bersertifikat;
  • Jenis sistem manajemen (misalnya sistem manajemen) dan standar yang berlaku.

• Penggunaan simbol akreditasi KAN oleh organisasi klien
  • Simbol akreditasi KAN tidak dapat digunakan pada produk dan/atau kemasan produk yang menjadi obyek penilaian kesesuaian (kecuali terkait label kalibrasi/inspeksi/bahan acuan);
  • Simbol akreditasi KAN hanya boleh digunakan oleh klien LSSMM ICP Elaborasi Surabaya dalam keperluan perkantoran ataupun publikasi yang terkait dengan klaim terhadap aktivitas penilaian kesesuaian terakreditasi KAN (misalkan klien sertifikasi SNI ISO 9001 ingin mengeklaim mereka tersertifikasi oleh lembaga sertifikasi terakreditasi KAN);
  • Penggunaan simbol akreditasi oleh klien LSSMM ICP Elaborasi Surabaya harus digunakan bersamaan dengan logo sertifikasi LSSMM ICP Elaborasi Surabaya pada bahan publikasi seperti kop surat, iklan, brosur, kartu nama, website, dan publikasi lainnya yang terkait dengan kegiatan penilaian kesesuaian.
  • LSSMM ICP Elaborasi Surabaya melakukan pengawasan terkait penggunaan simbol akreditasi KAN yang dilakukan oleh klien, untuk memastikan kesesuaian penggunaan simbol akreditasi KAN yang digunakan oleh klien, sehingga tidak memberikan informasi yang menyesatkan terkait dengan akreditasi, seperti apabila LSSMM ICP Elaborasi Surabaya mensertifikasi organisasi yang melakukan penilaian kesesuaian, maka penggunaan simbol akreditasi LSSMM ICP Elaborasi Surabaya tidak boleh digunakan pada sertifikat/ laporan hasil penilaian kesesuaian yang dilakukan organisasi klien yang disertifikasi tersebut.
  • Jika LSSMM ICP Elaborasi Surabaya yang diakreditasi mengalami pembekuan, pencabutan, masa akreditasinya berakhir, dan tidak diperpanjang akreditasinya maka LSSMM ICP Elaborasi Surabaya akan segera menginformasikan kepada klien agar harus segera menghentikan publikasi yang menggunakan simbol akreditasi KAN dan/atau menghentikan penyebarluasan tulisan yang berisi pernyataan LSSMM ICP Elaborasi Surabaya diakreditasi oleh KAN.
  • LSSMM ICP Elaborasi Surabaya melakukan pengawasan terkait penggunaan simbol akreditasi KAN yang dilakukan oleh klien.

• Penyalahgunaan penggunaan Sertifikat, Logo Sertifikasi dan Simbol Akreditasi KAN oleh organisasi klien
  • Sertifikat, Logo Sertifikasi dan Simbol Akreditasi KAN tidak dapat dipergunakan pada beberapa kasus berikut :
• Dalam status penangguhan/ pembekuan, pembatalan atau habis masa berlaku sertifikat;
• Belum dinyatakan lulus;
• Tidak diperkenankan dicantumkan pada sertifikat hasil pengujian laboratorium, kalibrasi atau isnpeksi organisasi klien;
  • Sertifikat, Logo Sertifikasi dan Simbol Akreditasi KAN tidak boleh digunakan sedemikian rupa sehingga salah menafsirkan pendaftaran yang diberikan atau untuk menyiratkan pendaftaran standar sistem manajemen.
  • Penggunaan Sertifikat, Logo Sertifikasi dan Simbol Akreditasi KAN akan menjadi salah satu subjek audit pada saat surveilen maupun resertifikasi.
  • Kesalahan aplikasi penggunaan Sertifikat, Logo Sertifikasi dan Simbol Akreditasi KAN dari ketentuan, akan menyebabkan timbulnya ketidaksesuaian.
  • Penyalahgunaan Sertifikat, Logo Sertifikasi dan Simbol Akreditasi KAN bisa diidentifikasi melalui beberapa hal diantaranya :
• Laporan dari auditor LSSMM ICP Elaborasi Surabaya selama kegiatan pengawasan berkala atau penilaian ulang;
• Penyimpangan aturan penggunaan yang ditemukan dalam iklan, katalog, atau publikasi lainnya dari klien;
• Laporan tertulis dari konsumen kepada LSSMM ICP Elaborasi Surabaya.
  • Jika LSSMM ICP Elaborasi Surabaya menemukan penyalahgunaan Sertifikat, Logo Sertifikasi dan Simbol Akreditasi KAN, maka LSSMM ICP Elaborasi Surabaya akan memberitahukan kepada pelanggan dan mengajukan permintaan untuk tindakan korektif.
  • Tindakan korektif harus dilakukan, yang mungkin termasuk penyangkalan publik.
  • Jika LSSMM ICP Elaborasi Surabaya menganggap tindakan korektif klien tidak memuaskan, maka LSSMM ICP Elaborasi Surabaya akan menangguhkan, membatalkan, atau menarik sertifikasi jika sesuai.
  • Setelah penarikan setifikasi, klien harus menghentikan penggunaan simbol KAN dan/ atau logo sertifikasi LSSMM ICP Elaborasi Surabaya pada setiap dan/atau semua dokumentasi dan publikasi.
  • Klien harus mengembalikan dokumen sertifikasi jika diminta.
  • Pihak yang dengan sengaja menyalahgunakan Sertifikat, Logo Sertifikasi dan Simbol Akreditasi KAN, untuk kepentingan dan keuntungan organisasi klien sehingga mengakibatkan kerugian bagi LSSMM ICP Elaborasi Surabaya, maka akan ditutut sesuai peraturan perundangan yang berlaku.

PENANGANAN KELUHAN, BANDING DAN TANGGUNG GUGAT

Prosedur

• Keluhan
  • Pelanggan atau klien berhak mengajukan keluhan terhadap layanan sertifikasi;
  • Penanggungjawab pengaduan/ keluhan adalah Manajer Teknis;
  • Keluhan bisa dilaksanakan melalui telepon, email, surat atau datang sendiri dengan mengisi format yang tersedia (LSSMM-ICP-F-PR9-1);
  • LSSMM ICP Elaborasi Surabaya memastikan bahwa seluruh pihak yang berkepentingan peduli, dan bila sesuai, eksistensi dari prosedur keluhan diikuti;
  • Manajer Teknis mengkonfirmasi untuk memastikan keluhan menjadi tanggung jawab LSSMM ICP Elaborasi Surabaya;
  • Apabila keluhan menjadi tanggung jawab LSSMM, maka LSSMM ICP Elaborasi Surabaya akan mengakui secara tertulis (LSSMM-ICP-F-PR9-2);
  • LSSMM ICP Elaborasi Surabaya mengumpulkan dan memverifikasi informasi yang dibutuhkan untuk menindaklanjuti keluhan sampai dengan penetapan keputusan;
  • Tim Independen yang ditunjuk oleh Direktur, meninjau keputusan tindak lanjut dari keluhan, sebelum ditetapkan oleh Direktur;
  • Keputusan yang telah ditetapkan disampaikan kepada pelanggan atau klien yang menyampaikan keluhan.

• Banding
  • Pelanggan atau klien berhak mengajukan banding terhadap keputusan sertifikasi;
  • Penanggung jawab Banding adalah Manajer Teknis;
  • Banding disampaikan secara tertulis melalui email, surat atau datang sendiri dengan mengisi format yang tersedia (LSSMM-ICP-F-PR9-1);
  • LSSMM ICP Elaborasi Surabaya memastikan bahwa seluruh pihak yang berkepentingan peduli, dan bila sesuai, eksistensi dari prosedur banding diikuti;
  • Manajer Teknis mengkonfirmasi untuk memastikan banding menjadi tanggung jawab LSSMM ICP Elaborasi Surabaya;
  • Apabila banding menjadi tanggung jawab LSSMM, maka LSSMM ICP Elaborasi Surabaya akan mengakui secara tertulis (LSSMM-ICP-F-PR9-2);
  • LSSMM ICP Elaborasi Surabaya mengumpulkan dan memverifikasi informasi yang dibutuhkan untuk menindaklanjuti banding sampai dengan penetapan keputusan;
  • Tim Independen yang ditunjuk oleh Direktur, meninjau keputusan tindak lanjut dari banding, sebelum ditetapkan oleh Direktur;
  • Keputusan yang telah ditetapkan disampaikan kepada pelanggan atau klien yang menyampaikan banding.

• Tanggung gugat
  • Pelanggan atau klien berhak mengajukan tanggung gugat berdasarkan peraturan perundang-undangan Indonesia yang berlaku.
  • Penanggungjawab tanggung gugat adalah manajer mutu dan melaporkan hasil kepada direktur sebagai penanggung jawab lembaga.
  • Direktur menunjuk personil di luar kegiatan sertifikasi yang diajukan tanggung gugat, untuk meneliti, menindaklanjuti, mengkonfirmasi, menginvestigasi, serta memastikan, apakah tanggung gugat yang berkaitan dengan kegiatan sertifikasi yang diadukan, menjadi tanggung jawab LSSMM ICP Elaborasi Surabaya.
  • Personil yang ditunjuk oleh direktur tersebut melaporkan hasilnya kepada manajer mutu sebagai penanggung jawab permasalahan tanggung gugat.
  • Apabila tanggung gugat menjadi tanggung jawab LSSMM, maka LSSMM ICP Elaborasi Surabaya akan membayarkan uang tanggung gugat dengan besaran yang sesuai dengan biaya sertifikasi.
  • LSSMM ICP Elaborasi Surabaya hanya bertanggung jawab terhadap tanggung gugat yang terkait dalam proses sertifikasi
  • LSSMM ICP Elaborasi Surabaya tidak dapat bertanggung jawab atas setiap kejadian yang berada diluar kendali LSSMM ICP Elaborasi Surabaya, segala kerusakan yang terjadi selama proses audit berlangsung, yang disebabkan oleh kelalaian auditor merupakan tanggung jawab sepenuhnya dari auditor, LSSMM tidak bertanggung jawab terhadap kerusakan dan akibat yang ditimbulkan atas kelalaian auditor selama melakukan tugasnya.

• Untuk menentukan tindakan perbaikan/ koreksi, LSSMM ICP Elaborasi Surabaya menggunakan beberapa penyelidikan untuk:
  • Memperkecil konskuensi dari setiap ketidaksesuaian;
  • Pengembalian ketidaksesuaian dengan persyaratan sertifikasi;
  • Pencegahan agar tidak terulang lagi;
  • Penilaian keefektifan dari tindakan perbaikan yang diambil.

• Semua keluhan dan banding yang mungkin terjadi, tidak akan melibatkan pihak di luar LSSMM dan pihak diluar pelanggan, klien atau pihak yang mengajukan keluhan dan banding serta semua keluhan dan banding yang mungkin terjadi akan didokumentasikan dengan baik.

PENGELOLAAN DANA SERTIFIKASI

Penerimaan Dana Sertifikasi

• Lembaga  mengajukan penawaran biaya sertifikasi berdasarkan permintaan dari pelanggan atau klien pada saat pengajuan permohonan sertifikasi.
  • Biaya yang dituangkan dalam penawaran biaya sertifikasi sesuai dengan komoditi yang akan disertifikasi.
  • Lembaga melakukan penagihan semua biaya kepada pelanggan atau klien yang menggunakan jasa sertifikasi sesuai dengan penawaran yang telah disetujui oleh pelanggan atau klien.
  • Penagihan dilakukan dengan menginformasikan kepada pelanggan atau klien untuk membayar biaya sertifikasi sesuai dengan tahapan-tahapan yang telah disepakati.
  • Setiap penerimaan dana dituangkan dalam bukti kuitansi dan ditanda tangani oleh manajer administrasi LSSMM ICP Elaborasi Surabaya.
  • Semua dana sertifikasi yang diterima dari pelanggan atau klien, dipergunakan untuk biaya operasional dan  pengembangan lembaga.

Biaya Sertifikasi :

No	Uraian	Biaya ( Rp)
1	Sertifikasi Awal / Perpanjangan	12.000.000
2	Survailen	7.000.000

Note :

1. Untuk Perusahaan Kecil Menengah
2. Biaya Tersebut Diluar Biaya Transportasi dan Akomodasi Tim
3. Biaya Tersebut Belum Termasuk PPN dan PPh
4. Biaya Tersebut Belum Termasuk Biaya Pengujian Produk